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L’homogénéisation des systèmes d’information : un enjeu majeur de la fusion

équipes de Dinan et Saint-Malo

Parmi les chantiers à mener dans le processus de fusion, ceux liés aux systèmes d’information constituent un incontournable. Ils permettront par ailleurs de participer à l’homogénéisation des pratiques. Josette Kernéis, en charge de la Direction des Systèmes d’Information et de la Performance ainsi que Guillaume Bonenfant, Responsable pôle Solutions et Usages, expliquent les enjeux de cette harmonisation qui bénéficieront à l’ensemble des personnels du GHT mais également aux patients dont le parcours de soins sera facilité.


La direction des systèmes d’information travaille en équipe territoriale depuis plusieurs années. « Nous sommes déjà dans un mode de fonctionnement GHT » explique G. Bonenfant : « Le schéma de la fusion dynamise la DSI. Nous avons encore des systèmes d’information hétérogènes. Demain, nous aurons la possibilité de concentrer toutes nos forces sur un système unique et homogène, ce qui permettra d’améliorer la qualité de service des utilisateurs. »
Sous-titre
Un Dossier Patient Informatisé en transversalité sur les 3 sites
L’enjeu est de consolider la continuité et la coordination de la prise en charge, quel que soit le site. Le partage des informations facilitera le travail des médecins, des paramédicaux et des rééducateurs.
Pour J. Kernéis, le Dossier Patient Informatisé (DPI) est « un élément central, qui est au cœur du métier et concentre les informations liées au parcours du patient : dossier de soins, dossier médical, circuit du médicament… la fusion doit garantir un dossier unique pour chaque patient pris en charge au sein du GHT avec la mise en place d’une identité unique».
Le processus va au-delà du DPI et concerne également la Gestion Administrative des Malades (GAM), la Gestion Economique et Financière (GEF) et toute la partie RH : « Ces éléments sont les piliers des points à harmoniser dans le futur établissement unique pour que tout le monde puisse fonctionner sur les mêmes bases », explique J. Kernéis.

 

 « La fusion nous oblige à cette démarche d’harmonisation autour du système d’information : c’est une chance, au-delà d’être une contrainte, c’est un élément fédérateur qui concerne tous les personnels. Nous devons tous y contribuer car c’est de notre futur outil de travail dont il s’agit.»

 

Un processus participatif avec les référents métiers

« Le contexte de la fusion nous oblige à trouver un chemin, une trajectoire cohérente avec nos ressources, les exigences données et le séquencement des étapes », rappelle J. Kernéis. Pour associer les personnels à cette réflexion, des études d’impacts sont initiées cette fin d’année, s’appuyant sur des professionnels identifiés comme des référents sur leur métier sur les 3 centres hospitaliers. Ils seront sollicités dans le cadre de groupes de travail, pour réfléchir collectivement à l’impact de la fusion sur leurs pratiques et leur organisation au niveau des systèmes d’information. Ces groupes de travail produiront les plans d’actions, par secteur d’activité, à mettre en œuvre dans le cadre de la fusion. Les professionnels identifiés comme référent métier interviendront également lors de la conduite du changement, plus particulièrement au démarrage lors de la formation et de  l’accompagnement.

 

Assurer la continuité et prioriser les tâches

Au 1er janvier 2020, le système d’information historique propre à chaque établissement perdurera le temps de clôturer l’activité de l’année précédente et d’assurer la jonction entre les deux exercices. Par ailleurs et dans un premier temps, il n’est traité dans le cadre de la fusion que ce qui est essentiel à sa réalisation et au maintien des fonctionnalités existantes indispensables aux services. « On attendra post-fusion pour augmenter le périmètre des fonctionnalités couvertes par les outils existants », précise G. Bonenfant. Il restera après 2020 un grand nombre d’actions à réaliser sur l’ensemble des applications informatiques. « L’idée forte de notre action est de traiter les incontournables, les sujets prioritaires à la mise en place de la fusion et d’un système d’information unique. »

 

Une démarche de progression fédératrice

La fusion des systèmes d’information concrétise l’objectif, elle permet de progresser et d’harmoniser les pratiques sur les 3 sites du futur établissement unique. Les référents métier et les groupes de travail viendront nourrir la démarche par un échange d’expériences, autour des pratiques et des organisations, par une participation active au paramétrage des différentes applications. La formation des personnels aux nouveaux outils complètera le dispositif pour sécuriser les pratiques, mais aussi les individus grâce à une bonne maîtrise de leurs outils de travail.

Virginie Fassel (Essentiel), pour le GHT Rance Émeraude

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